Retningslinjene for personvern for rekruttering gjennom Teamtailor
Hafslund-konsernet (Hafslund) og våre datterselskaper benytter Teamtailor som leverandør knyttet til denne ansettelsesprosessen.
Det er viktig at du (brukeren) som bruker tjenesten føler deg trygg på, og er informert om hvordan vi håndterer brukerens personopplysninger i rekrutteringsprosessen. Hafslund streber etter å opprettholde høyest mulig standard når det gjelder beskyttelse av dine personopplysninger. Vi behandler, administrerer, bruker og beskytter dine personopplysninger i samsvar med disse retningslinjene for personvern («retningslinjer for personvern»).
1. Generelt
Hafslund AS er behandlingsansvarlig i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Dine personopplysninger behandles med det formålet å ansette kandidater til ledige stillinger i Hafslund-konsernet hvor vi benytter oss av Teamtailor for administrering av søknader og annen relevant dokumentasjon.
2. Behandling av personopplysninger
Hafslund er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene dine som du deler med oss i Teamtailor, og for personopplysninger som vi på andre måter innhenter i forbindelse med rekrutteringsprosessen.
Når og hvordan innhenter vi personopplysninger?
Vi samler inn personopplysninger når bruker:
- Oppretter en søknad i Teamtailor eller på annen måte legger til personopplysninger om seg selv
- Bruker Teamtailor til å komme i kontakt med medarbeiderne våre, legge til personopplysninger om deg selv enten personlig eller ved å bruke tredjepartskilden LinkedIn.
De ulike typene personopplysninger som innhentes og behandles
Kategoriene for personopplysninger som kan innhentes gjennom tjenesten, kan brukes til å identifisere fysiske personer fra navn, e-post, bilder, svar på spørsmål som stilles gjennom rekrutteringen, titler, utdannelse og annen informasjon som brukeren eller andre har delt med oss. Kun opplysninger som er relevante for rekrutteringsprosessen innhentes og behandles.
Formål og lovlighet for behandlingen
Formålet vårt er å ansette kandidater til ledige stillinger i Hafslund-konsernet hvor vi benytter oss av Teamtailor for administrering av søknader og annen relevant dokumentasjon. Behandlingen av personopplysninger skjer basert på samtykke fra deg som registrert etter GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav a. Dersom vi registrerer personopplysninger om deg via tips fra medarbeiderne våre er dette basert på en berettiget interesse etter GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav e.
Samtykket fra den registrerte
Du samtykker til behandlingen av personopplysningene dine. Samtykket til at personopplysninger innhentes gjelder når du:
- sender en søknad gjennom Teamtailor
- legger til personopplysninger om deg selv
Du har rett til å trekke tilbake ditt samtykke når som helst ved å kontakte Hafslund gjennom kontaktdetaljene oppført under punkt 9. Bruk av denne retten kan imidlertid bety at du ikke kan søke på en bestemt jobb eller på annen måte bruke Teamtailor.
Lagring og overføring
Personopplysningene som innhentes gjennom tjenesten lagres og behandles innenfor EU/EØS, eller et tredjeland som EU-kommisjonen anser å ha et tilstrekkelig beskyttelsesnivå. Dersom vi behandlinger dine personopplysninger utenfor EU/EØS skjer dette basert på leverandøren som har inngått bindende avtaler som fullt ut overholder lovligheten av tredjelandsoverføringer.
Så lenge behandles personopplysningene dine
Stillingssøknader oppbevares i Teamtailor. Generelle søknader slettes innen 2 år, eller når du trekker tilbake ditt samtykke.
3. Bakgrunnssjekk
Vi gjennomfører personkontroll av alle kandidater som blir kalt inn til intervju. Dersom du får tilbud om ansettelse og inngår kontrakt, gjennomfører Hafslund bakgrunnssjekk av alle. I noen særlige rekrutteringsprosesser gjennomfører vi også kredittsjekk. Dersom dette er tilfelle, skal du gjøres oppmerksom på dette. Hvis du ansettes i Hafslund Eco Vannkraft gjør vi dette i henhold til kraftberedskapsforskriften § 6-7, der behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse). Dersom du ansettes i et annet selskap i konsernet baserer vi oss på en berettiget interesse som behandlingsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr.1 bokstav f.
3. Dine rettigheter
Du har flere rettigheter i forbindelse med behandlinger av dine personopplysninger:
- Innsyn: Du kan ta kontakt med oss om du ønsker å få fullt innsyn om hva slags personopplysninger vi har registrert på deg.
- Retting: Dersom personopplysningene vi besitter om deg er uriktige, kan du når som helst ta kontakt med Hafslund og kreve at vi retter opp i dette. Retting kan være aktuelt der det av ulike årsaker er registrert uriktige opplysninger hos oss om deg.
- Sletting: Du kan når som helst be oss om å slette dine personopplysninger. Det vil vi respektere og følge opp med mindre vi av andre grunner er pålagt å oppbevare dine personopplysninger, eller har et annet behandlingsgrunnlag for å oppbevare dem. For eksempel kan vi være pålagt og/eller ha berettiget interesse av å oppbevare personopplysninger av hensyn til Hafslunds interesse eller på grunn av lovregler som i bokføringsloven. Dersom du ønsker noen opplysninger slettet, og vi ikke har anledning til å gjøre det, vil du få en begrunnelse.
- Begrensning av behandlingen: Du kan i samsvar med personvernlovgivningen også kreve at vår behandling av dine personopplysninger begrenses, dersom vilkårene for dette etter personvernlovgivningen er oppfylt. Dersom behandlingen begrenses, vil dine personopplysninger kun lagres. Dette gjelder imidlertid ikke dersom du til tross for begrensning har samtykket til en annen form for behandling, eller slik viderebehandling skjer med et annet behandlingsgrunnlag (for eksempel for å forfølge et rettskrav).
- Innsigelsesrett: Dersom vilkårene etter personvernlovgivningen er oppfylt kan du også protestere mot visse behandlingsaktiviteter som vi foretar. Dersom du inngir en slik protest, vil vi ikke lenger behandle disse personopplysningene, med mindre vi kan påvise at det foreligger tvingende berettigede grunner for videre behandling.
Dersom du ønsker å gjøre en av dine rettigheter gjeldende kan du ta kontakt med oss i Hafslund ved å kontakte personvern@hafslund.no. For komplett oversikt over dine rettigheter kan du se GDPR kapittel 3.
4. Endringer
Vi har rett å gjøre endringer eller tilføye noe til retningslinjene for personvern. Den siste versjonen av retningslinjene for personvern vil alltid være tilgjengelig gjennom tjenesten. En ny versjon anses å bli kommunisert til brukerne når brukeren enten har mottatt en e-post som informerer brukeren om den nye versjonen (ved hjelp av e-posten som er oppgitt av brukeren i forbindelse med bruk av tjenesten), eller når brukeren på annen måte blir informert om de nye retningslinjene for personvern.
5. Kontaktinformasjon
For spørsmål, ytterligere informasjon om håndteringen vår av personopplysninger eller for å komme i kontakt med oss vedrørende andre henvendelser, kan du bruke kontaktinformasjonen nedenfor: personvern@hafslund.no
